El bot no le responde a un paciente
Revise en este orden. Están ordenadas por frecuencia real, no por lógica.
1. El paciente no está registrado
La causa más común, por mucho.
El bot solo conversa con pacientes que están en el padrón. A un número desconocido le responde una invitación a registrarse y nada más.
Cómo verificarlo: busque el número en Pacientes. Pruebe escribiéndolo de varias formas —con y sin el 09 inicial— aunque el sistema normaliza los números, para descartar un dígito mal tipeado.
Cómo arreglarlo: registre al paciente. También se registra solo si le crea una cita a mano con su teléfono.
Un detalle que confunde: la invitación a registrarse se envía una sola vez al día por número. Si el paciente escribió tres veces y solo recibió un mensaje la primera vez, es esto, y es intencional.
2. El chatbot está desactivado para ese paciente
Alguien apagó el interruptor en su ficha, quizá hace meses.
Cómo verificarlo: abra su ficha en Pacientes y mire Chatbot activado.
Síntoma característico: el paciente recibió un mensaje diciendo que lo atiende una persona, y después silencio total.
3. El bot está pausado para ese paciente
Una pausa temporal, puesta por alguien del equipo para atender la conversación a mano.
Síntoma característico: silencio absoluto. Ni respuesta ni aviso. Es a propósito: si el bot avisara que está en pausa, se metería en medio de la conversación que su compañero está teniendo.
Cómo verificarlo: la ficha del paciente muestra hasta cuándo dura. Se levanta sola al vencer, o la puede quitar ahí mismo.
4. El paciente pasó el límite diario
Hay un tope de mensajes por número y por día, para que un solo número no consuma la atención de la clínica.
Síntoma característico: el bot conversó normalmente y en algún momento respondió que sigue mañana, y después dejó de contestar.
Cómo arreglarlo: se restablece solo al día siguiente. Si el paciente necesita algo urgente, atiéndalo su equipo directamente.
5. La facturación está suspendida
Con la cuenta suspendida el bot no inicia conversaciones nuevas, aunque sí sigue atendiendo confirmaciones y cancelaciones de citas ya agendadas.
Cómo verificarlo: Configuración, sección Facturación. Ver Facturación.
6. WhatsApp no está conectado
Si es la clínica entera la que no responde a nadie —no un paciente suelto— es esto.
Cómo verificarlo: ¿le respondió alguna vez el bot a alguien? Si nunca funcionó, el número no quedó enlazado. Ver Conectar WhatsApp.
Otra causa posible: ese número de WhatsApp se abrió en la app de un teléfono. Un número no puede estar en dos lados a la vez, y al abrirlo en un celular deja de funcionar aquí.
7. El paciente le escribió al número equivocado
Vale la pena descartarlo antes de escalar. Si la clínica tenía otro número antes, es posible que el paciente le esté escribiendo al viejo y esté esperando respuesta de un teléfono que nadie mira.
Si nada de esto lo explica
Escríbanos a hola@pingclinica.com con:
- El teléfono del paciente, completo
- La fecha y hora aproximada en que escribió
- Qué esperaba que pasara y qué pasó
Con esos tres datos podemos rastrear el mensaje.