Configuración inicial
El bot solo puede ofrecer lo que usted haya configurado. Esta es la lista mínima, en el orden que conviene seguir.
1. Especialidad
En Configuración, revise el campo de especialidad. Es texto libre y el bot lo usa al presentarse. Escríbalo en minúsculas y en singular, como lo diría una persona: odontología, dermatología, medicina general.
2. Doctores y horarios
En Doctores, agregue a cada profesional que atiende pacientes con cita.
Para cada uno defina el horario semanal: qué días atiende y en qué franjas. Este horario es la única fuente de la que salen los cupos que el bot ofrece. Si un doctor no tiene horario cargado, el bot no tiene nada que proponer para él.
Un par de cosas que suelen olvidarse:
- El almuerzo. Si atiende de 09:00 a 13:00 y de 15:00 a 18:00, cargue las dos franjas por separado. Si carga 09:00 a 18:00 de corrido, el bot va a ofrecer citas a las 14:00.
- Los sábados. Si atienden sábados, hay que marcarlo explícitamente.
Los días libres (vacaciones, congresos, feriados propios de la clínica) se cargan en la misma pantalla. Están explicados en Doctores y días libres.
3. Procedimientos
En Configuración, la sección de procedimientos es el catálogo de motivos por los que un paciente puede pedir cita. Cada clínica arma el suyo; no hay una lista fija.
Su clínica arranca con un catálogo genérico —consulta, control, procedimiento, otro— que sirve para empezar pero que conviene reemplazar cuanto antes por los motivos reales de su especialidad.
Cada procedimiento tiene:
- Un código, interno, corto y sin espacios. Es el que queda guardado en la cita.
- Una etiqueta, que es lo que leen el paciente y su equipo. Escríbala en español claro: Limpieza dental, Control post-operatorio, Primera consulta.
- Un formulario de admisión opcional, ver abajo.
El bot siempre pregunta el motivo antes de ofrecer horarios, y lo pregunta mostrando esta lista. Por eso vale la pena que las etiquetas sean entendibles para un paciente, no para el personal.
Un catálogo de cinco a diez procedimientos funciona mejor que uno de treinta: WhatsApp muestra listas cortas mucho mejor, y el paciente elige más rápido.
4. Formularios de admisión
Opcional, pero útil. Un formulario de admisión es un cuestionario corto que el bot envía por WhatsApp después de que el paciente confirma su cita.
Se arman en Configuración. Cada pregunta es de texto libre o de opción única. Puede tener un formulario por defecto para toda la clínica y formularios distintos según el procedimiento.
Las respuestas llegan al panel y, si lo configura, a un webhook o a un grupo de WhatsApp del personal. Se detalla en Formularios de admisión.
Las respuestas de los formularios son el único dato de salud que guarda Pingclínica, y se borran automáticamente 72 horas después de la cita. Si su clínica necesita conservarlas, tiene que descargarlas o recibirlas por webhook antes de ese plazo.
5. Pacientes
El bot solo conversa con pacientes registrados. Antes de anunciar el número a sus pacientes, cargue el padrón inicial desde Pacientes. Se puede cargar uno por uno, y también se van creando solos cuando su equipo agenda una cita a nombre de un teléfono nuevo.
Está explicado en Pacientes.
Lista de verificación
Antes de dar el número a los pacientes:
- La especialidad está escrita como quiere que la lea el paciente
- Todos los doctores tienen horario semanal, con el almuerzo separado
- El catálogo de procedimientos refleja los motivos reales de consulta
- Probó una conversación completa desde un teléfono registrado
- La cita de prueba apareció en el panel a la hora correcta
- Borró la cita de prueba