Pacientes
Solo para administradores. Esta pantalla decide con quién habla el bot, así que es la más importante para el funcionamiento diario.
Por qué existe el padrón
El bot solo conversa con pacientes registrados aquí. Un número desconocido que escribe a la clínica recibe una invitación a registrarse, y nada más.
Es una decisión deliberada, por tres razones: evita que cualquiera consuma la agenda de la clínica, permite que el bot nunca pregunte el nombre —ya lo sabe— y hace que un paciente que vuelve seis meses después sea reconocido de inmediato.
Registrar pacientes
Dos caminos, y conviene usar los dos:
- A mano, desde esta pantalla. Es como se carga el padrón inicial.
- Solo, cuando alguien de su equipo crea una cita con un teléfono que no estaba registrado. La ficha se crea automáticamente.
El teléfono se normaliza al guardarse, así que 0991112233 y +593 99 111 2233 quedan como el mismo paciente y no se duplican.
Qué guarda cada ficha
- Nombre y teléfono — el nombre con el que el bot lo saluda.
- Chatbot activado — si está apagado, el bot no le contesta a ese paciente.
- Doctor preferido — el bot lo propone primero. Se actualiza solo con el último doctor que lo atendió.
- Horario preferido — días y franja en la que ese paciente suele poder. El bot prioriza esos cupos, pero no esconde los demás: es una preferencia, no un filtro.
- Notas — texto libre para su equipo. El bot no las lee ni las menciona.
Apagar el bot para un paciente
Dos mecanismos distintos, para dos situaciones distintas:
Chatbot activado / desactivado
Un interruptor permanente. Al desactivarlo, el bot le avisa una sola vez a ese paciente que de ahora en adelante lo atiende una persona, y después guarda silencio.
Sirve para pacientes que no se llevan bien con el asistente automático, o para casos delicados que su equipo prefiere manejar a mano. Al volver a activarlo, el aviso se rearma: si lo desactiva otra vez, se envía de nuevo.
Pausar el bot
Una pausa temporal con fecha de expiración. Mientras dura, el bot guarda silencio absoluto con ese paciente: no responde, y tampoco avisa que está en pausa.
Sirve para cuando alguien del equipo está atendiendo una conversación por su cuenta y no quiere que el bot se meta en el medio. Se levanta sola al vencer el plazo.
Hoy la pausa solo se puede aplicar a pacientes que ya están en el padrón, y hay que activarla desde aquí. No existe todavía una bandeja de entrada de WhatsApp en el panel desde la que su equipo pueda responder. Si están conversando con un paciente desde otro lado, pause el bot aquí primero.
Privacidad
El padrón es permanente. Nombre y teléfono son datos de contacto de negocio y no se borran solos.
Lo único que se borra automáticamente son las respuestas de los formularios de admisión, 72 horas después de cada cita. Ver Qué datos se guardan.