Procedimientos y formularios
Solo para administradores, en Configuración. Aquí se define qué puede pedir un paciente y qué se le pregunta antes de que llegue.
El catálogo de procedimientos
Es la lista de motivos por los que se puede pedir una cita. Cada clínica arma la suya: no hay un catálogo fijo por especialidad.
Su clínica arranca con cuatro entradas genéricas —consulta, control, procedimiento, otro— que sirven para probar pero que conviene reemplazar por los motivos reales cuanto antes.
Cada procedimiento tiene
- Código — identificador interno, corto, sin espacios ni tildes:
limpieza,control_post_op. Queda guardado en la cita. Elíjalo bien: es incómodo cambiarlo después, porque las citas viejas conservan el código con el que se crearon. - Etiqueta — lo que leen el paciente y su equipo: Limpieza dental, Control post-operatorio. Escríbala en español claro y en la forma en que un paciente describiría su necesidad.
- Formulario de admisión — opcional; cuál cuestionario se envía para este motivo.
- Activo — un procedimiento inactivo deja de ofrecerse, pero las citas antiguas siguen mostrando su etiqueta correctamente.
Consejos que sí cambian el resultado
Corto es mejor. WhatsApp muestra listas de opciones con un límite de espacio, y el paciente elige más rápido entre seis opciones que entre veinticinco. Si tiene treinta procedimientos, agrupe: Ortodoncia como una sola entrada suele funcionar mejor que ocho variantes.
Escriba desde el paciente. Dolor de muela funciona mejor que Urgencia endodóntica. El paciente elige lo que reconoce.
No borre, desactive. Así las citas históricas siguen legibles.
Formularios de admisión
Un formulario es un cuestionario corto que el bot envía por WhatsApp después de que el paciente confirma la cita en el recordatorio de 24 horas. Es opcional para el paciente: puede escribir salir y abandonarlo en cualquier momento.
Armar uno
Cada pregunta es de uno de dos tipos:
- Texto — el paciente responde libremente.
- Opción única — el paciente elige de una lista. Con tres opciones o menos, WhatsApp las muestra como botones; con más, como una lista desplegable.
Puede tener un formulario por defecto, que se usa cuando el procedimiento no especifica otro, y formularios distintos para procedimientos concretos.
Reglas de oro
Sea breve. Esto se contesta en un teléfono, muchas veces caminando. Cinco preguntas es mucho; tres funciona bien.
No pregunte lo que ya sabe. El nombre, el teléfono y el motivo de la consulta ya están en la cita.
Edite tranquilo. Si un paciente está a mitad del cuestionario cuando usted lo modifica, ese paciente termina el formulario con las preguntas que empezó. Los cambios aplican a partir del siguiente.
Dónde llegan las respuestas
Al panel, en el detalle de la cita. Además puede configurar dos envíos automáticos, en Configuración:
- Un webhook a un sistema suyo, firmado para que pueda verificar que el mensaje viene de nosotros.
- Un resumen a un grupo de WhatsApp de su personal.
Ambos son de mejor esfuerzo: si fallan, se registra el error pero la cita del paciente no se ve afectada. Hoy no hay reintento ni alerta si una entrega falla, así que si su clínica depende del webhook, contrástelo de vez en cuando con lo que ve en el panel.
Las respuestas se borran 72 horas después de la cita. Es el único dato de salud que guarda Pingclínica y se elimina a propósito. Si necesita conservarlas, recíbalas por webhook o descárguelas antes.