Conectar WhatsApp
Hasta que este paso esté hecho, el bot no recibe ni envía nada. Es el único paso de la puesta en marcha que necesita intervención nuestra.
Qué hace falta
Un número de WhatsApp Business que pertenezca a la clínica y que cumpla dos condiciones:
- No puede estar en uso en la app de WhatsApp — ni WhatsApp normal ni WhatsApp Business en un celular. Un número solo puede estar en un lugar a la vez. Si hoy usan ese número desde un teléfono, al conectarlo aquí dejará de funcionar en ese teléfono.
- Tiene que poder recibir un SMS o una llamada para verificarse, una sola vez.
¿El número de siempre o uno nuevo?
Es la decisión más importante de esta página y conviene tomarla antes de tocar nada.
Recomendado: una línea nueva, solo para agendar
Contratan un chip nuevo, lo conectan aquí y lo anuncian como la línea de citas: en la ficha de Google, en Instagram, en el cartel de recepción, en el mensaje de espera del teléfono.
Por qué esta es la opción normal:
- El WhatsApp de siempre no se toca. Recepción sigue contestando desde el mismo celular, con el mismo historial, como hasta hoy.
- No hay día de corte ni riesgo de quedarse sin WhatsApp a media mañana.
- Separa lo automático de lo humano: la línea de citas agenda sola 24/7, y la de siempre queda libre para lo que de verdad necesita una persona.
- Si algún día quieren pasar el número principal, pueden — pero ya con el bot funcionando y sin apuro.
Lo que hay que tener en cuenta: durante unas semanas van a llegar pedidos de cita al número viejo. Recepción responde con una frase corta —«para agendar escríbanos al 09XX XXX XXX, le contesta al toque»— y en poco tiempo los pacientes se acostumbran.
La otra opción: mover el número de siempre
Se puede, y así los pacientes no cambian nada. Pero al pasar un número a la plataforma de Meta, ese número deja de funcionar en la app de WhatsApp del celular y se pierde el historial de conversaciones. Recepción ya no podrá escribirle a un paciente desde ahí.
Hoy Pingclínica no tiene bandeja de entrada para que su equipo conteste manualmente: el asistente agenda, cancela y consulta citas, y para todo lo demás deriva al teléfono que ustedes configuren. Si su recepción usa WhatsApp para mucho más que agendar —mandar indicaciones, cotizar, coordinar con el laboratorio— mover el número principal les va a quedar corto.
En resumen: si en el WhatsApp de la clínica pasan cosas además de agendar, use una línea nueva.
Configure el teléfono de contacto
Sea cual sea la opción, entre a Configuración → Teléfono de contacto y ponga el número donde sí atiende una persona.
El asistente lo usa cuando el paciente pregunta algo que no le corresponde —precios, resultados, una urgencia, un convenio— y le dice a quién escribir. Si lo deja vacío, el asistente simplemente no ofrece ningún número, y el paciente se queda sin salida. En una línea dedicada solo a agendar, este campo es lo que evita que alguien quede hablando solo.
Los dos modelos
| Pingclínica administra | La clínica administra | |
|---|---|---|
| Quién es dueño de la cuenta de Meta | Pingclínica | La clínica |
| Qué tiene que hacer usted | Verificar el número y pasarnos un identificador | Crear la app en Meta y generar un token |
| Esfuerzo | Bajo | Alto |
| Para quién | Casi todas las clínicas | Clínicas que ya administran su propia cuenta de Meta |
Si no está seguro, elija Pingclínica administra. Es el camino normal.
Modelo habitual: Pingclínica administra
- Escríbanos a hola@pingclinica.com indicando el nombre de la clínica y el número que va a usar.
- Verifique el número siguiendo las instrucciones que le enviamos. Recibirá un código por SMS o llamada.
- Pásenos el identificador del número (el Phone Number ID) que aparece al terminar la verificación. Es un número largo; no es su número de teléfono y no es un dato secreto.
- Nosotros lo enlazamos con su clínica. Le confirmamos cuando quede listo.
Cada clínica queda amarrada a un único número, y ese número a una única clínica. Es lo que garantiza que los mensajes de una clínica jamás lleguen a otra.
Modelo alterno: la clínica administra
Solo si la clínica ya tiene su propia cuenta de WhatsApp Business API y quiere conservar el control del token de acceso. Requiere crear una aplicación en Meta, generar un token de larga duración y compartirlo con nosotros para que lo guardemos cifrado.
Es más trabajo y más mantenimiento: el token es responsabilidad de la clínica y hay que renovarlo cuando caduque. Escríbanos antes de empezar y lo coordinamos.
Cómo saber que quedó bien
Escriba al número de la clínica desde un teléfono que ya esté registrado como paciente (ver Pacientes) y salude. El bot debería responder en unos segundos.
Si escribe desde un número que no está en la lista de pacientes, el bot no va a conversar: le va a pedir que se registre en la clínica. Eso no es una falla, es el comportamiento esperado. Está explicado en Cómo agenda el bot.
Si no responde nada, vaya a El bot no responde.
La ventana de 24 horas de Meta
Una regla de WhatsApp que conviene conocer desde el principio: la clínica solo puede enviar mensajes libres a un paciente dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje que ese paciente envió. Fuera de esa ventana, Meta solo permite plantillas aprobadas previamente.
Por eso los recordatorios usan plantillas y por eso el bot nunca inicia una conversación por su cuenta. No es una limitación de Pingclínica.
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Configuración inicial: doctores, horarios y procedimientos.